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Word怎么找出两份文件的不同之处,快速修改被改正过的地方?

被修改的Word文件,要怎么校稿才不会看到头昏眼花呢?Word几乎是大家办公最常用的软体之一,虽然今天分享的比较功能是一个满基本的方式,但还是有大多数人都不会使用,所以今天要跟大家分享「如何在Word利用比较功能,在最快的时间内自动比较两份相似文件,学会之后就再也不需要人工用眼睛校对的死去活来,还深怕会有漏掉的地方,赶快来看看如何使用比较的功能吧!

Word比较文件

△首先开启Word任意一份文件,接着找到最上方的「校阅」,并选择底下的「比较」功能。

Word比较文件

△接着选择两份要比较的文件,左方为原始文件,也就是还没经过修改的,右方是经过修改的文件,两者都可以透过下拉式选单直接选取。

Word比较文件

△接着就可以看到如上图的画面,看起来有点复杂,但其实理解之后很容易,我们主要要看的是左边大区块的画面,左边这块是两个文件比较之后的画面,右上是原始文件,右下是修改后的文件。你可能会觉得奇怪,为什么左边比较的文件,没有秀出比较后的不同之处?如果你的画面没有秀出比较后的不同之处,请点击上方红色箭头指示的地方,效果如下图:

Word比较文件

△点击之后,就可以看到Word帮我们把两份文件的不同之处,呈现在左方的画面中啦!这样是不是比人工抓出不同之处还要快速又准确呢~

Word比较文件

△那么找到不同支出之后,要怎么更正呢?滑鼠移动到更正的文字上方并点一下,按下箭头指示处的地方选择「接受」,Word就会自动帮我们订正为修改之后的版本,相反的,如果你觉得原始版本比较好就选择拒绝,这样就会恢复成原始的版本啦!

Word比较文件

△全部都改完之后,就会显示上图的提示「文件中没有任何注解或追踪修订」,看到这个就代表全部的不同之处,或是被修改过的地方全部改完啦!用这样的方式来订正文章、修改报告是不是比人工校阅快多了呢~

发布者:yuanyuan,转转请注明出处:https://www.xiaoyuanjiu.com/10254.html

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