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调整Microsoft Office自动恢复时间,以免当机而遗失资料

说到微软的MS Office可说是打片天下无敌手,目前依然是全球占有率最高的办公软件,面对Google云端办公软件的压力,微软也正式推出了Office 365云端办公软件,但许多人都使用基本的功能,花钱买似乎成本太高,其实免费的办公软件不是没有,像OpenOffice.org就有不少的爱护者,不过小媛啾还是喜欢微软的MS Office,因为日常的文书、简报与试算都还是觉得Microsoft Office较好用,不过云端Office的自动存档功能让笔者相当青睐,桌面版的微软Office也有类似像云端自动存档的自动恢复功能喔!

在公司有UPS不断电系统,最担心的是Windows系统出现蓝白当机的画面,自从Widnows 10以后,此种状况应该是很少见,但硬体的状况造成当机也是常见的,尤其是SSD固态硬碟没有传统硬碟那么好的稳定度,担心写作、报告写到一半当机,造成你的心血完全付之一炬吗?或许你可以三不五时的手动存档,万一来不及手动存档而当机,那么微软Office有个自动恢复功能,是你救回心血的一大利器。

自动恢复功能并不是完全等于自动存档,主要是防止发生在系统崩溃或当机时造成撰写的文件泡汤,故在指定的时间内自动保存您正在处理的Office文档(预设10分钟),也就是再次重开启时会显示最后一次自动保存的状况,因此只要将预设的10分钟调整愈短、救回的资料愈接近当机时的版本。

在Offiec上开启文件,例如下图是Office Excel的画面,在左上角点选〔文件〕功能表。

调整Microsoft Office自动恢复时间,以免当机而遗失资料

左边卷动找到「选项」按下。

调整Microsoft Office自动恢复时间,以免当机而遗失资料

进入「选项」视窗画面上,点选左边「储存」功能页面,红色框内检查「储存自动回复资讯时间间隔」的勾选,预设值是有勾选,且指定每10分钟储存一次,你可以调整缩小间隔时间。想要更加安全,可以将分钟调整中输入更小的数字,例如调整5 分钟的话,表示您绝对不会失去超过5 分钟内的工作。

调整Microsoft Office自动恢复时间,以免当机而遗失资料

做个试验,笔者开启一个Escel档来编辑,随边修改后不动,等到「储存自动回复资讯时间间隔」的时间过后,直接切断电源来模拟当机或瞬间断电,此时编修过的Excel尚未存档,重新开机后进入Excel,到「档案」→「开启」的画面上,底下有个〔复原未储存的活页簿〕按钮。

调整Microsoft Office自动恢复时间,以免当机而遗失资料

点选进入即可看到自动帮你储存的版本,你可以选择未编修过的原始档案,或自动帮你储存的版本。假如你的编辑资料很重要,建议将「储存自动回复资讯时间间隔」的时间调成2分钟储存一次,这样至少你可以复原不会超过2分钟的版本。

调整Microsoft Office自动恢复时间,以免当机而遗失资料

如果你的资料​​真的很重要,除了随时手动存档外,笔者也常常使用另类的自动备份技巧,这个另类的自动备份是利用另存新档时来产生另一个备份。

调整Microsoft Office自动恢复时间,以免当机而遗失资料

当出现另存新档视窗时,点选下方「工具」清单选择内「一般选项」,在跳出的视窗上勾选「建立备份」,其实就是再另存一个备份档。

调整Microsoft Office自动恢复时间,以免当机而遗失资料

你可以到储存的文件夹内看,果然多出一个备份的档案。

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