Excel小技巧– 利用「格式化」功能,将单调的数据加上图像

如果你的工作常用到Excel,一定免不了处理大大小小的表格,尤其行政管理方面的内部工作,各种五花八门的资料都用Excel文件处理,常常看得头都痛了…其实你可以把这些表格图标化,让它们看起来立体一点,会比单纯只有数字的内容更清楚也更好懂,也不容易眼花看错,毕竟图像比文字更好阅读,只要简单几个步骤、改变一下设定就能让表格一目了然。

如何「格式化」表格

一般表格大概像下面这个范例,只有单纯的项目文字与数字,虽然这样也不会看不懂,但我们可以让它更清楚一点。

先全选接下来要处理的内容,假设我们要将数量这一栏的数字加上图像,在常用页面找到「设置格式化的条件」,点开到最下面「管理规则」。

点左上角新增规则。

规则类型预设就是第一项「根据其值格式化所有储存格」不变,然后将样式改选「资料横条」,右边「仅显示资料横条」如果勾选格子里的数字会消失,所以阿汤没选,然后看你想用什么色彩显示。

再确认一次内容,没问题就点确定。

结果出来,数量栏位除了原本的数值还加上长条图辅助,是不是更清晰?资料再多也能轻松处理。

如果这份表格还要给其他人看,或是怕主管有意见,就一样从设定格式化的条件找到「清除规则」→「清除储存格的规则」就会恢复原貌。

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