Excel 如何避免填表人输入错误资料?善用资料验证,指定单元格文字长度

在输入Excel报表的时候,如何避免手残输入错资料?或避免同事输入资料输入错误的情形?其实Excel内建一个「资料验证」功能,只要设定好要输入的字数,比如说电话号码10个数字或是身分证字号10位数,将设定条件输入好之后,就能够避免填表人有不小心输入错资料的情况,如果你也有相同的需求,赶快把Excel资料验证这个功能学起来,还可以快速帮你找出一大笔资料中,圈出有误的资料,文末提供范本给大家练习,有需要的可以下载起来跟着操作看看,关于Excel常出现的公式无法出现运算结果,也是许多网友会遇到的,解决方法请参考:Excel输入公式却没出现计算结果?3种解决方式一次看

首先把要限制条件的储存格选择起来,找到上方的「资料」,选单中里面有一个「资料验证」功能。

excel资料验证限制

接着将原本「储存格内允许」的「任意值」改为「文字长度」。

excel资料验证限制

然后把「资料」的条件设定为「等于」,当然你也可以依照自己的需求设定为介于、不介于、大于、小于、大于或等于、小于或等于等。

Excel 资料验证应用

小编以手机号码的条件作为示范,手机号码有10 码,不过第一码是0 所以如果你是要设定手机号码条件建议设定为9。

Excel 限制输入日期

设定完成之后按下确定,只要储存格内有不符合长度等于9 码的话,就会跳出警告并且须重新输入,这样一来就可以大大减少资料被错误输入的机会啰。

Excel 资料验证

若是针对现成的资料,要如何找出可能有错误的数据呢?首先一样将要检查的储存格全部选择起来,在顶端中找到「资料」并按下「圈选错误资料」。

Excel 资料验证

接着系统就会依照我们设定的条件,在1 秒内自动圈选出可能有误的资料,如果你的报表很长一串的话,这个功能可以大大减少人工校对的时间。

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